Les ludothèques développent des catalogues de plus en plus informatisés qui sont accessibles, pour certains, en ligne. Ceci peut être une aide précieuse pour les ludothèques qui n’ont pas beaucoup de moyens pour assurer le catalogage. En cherchant les données et en les copiant (bien vérifier si les informations sont bonnes), cette étape, fait gagner beaucoup de temps. C’est une réelle avancée pour le réseau des ludothèques.

Ce système permet aux ludothèques plus petites de bénéficier du travail réalisé par des ludothèques plus importantes. C’est donc un gain de temps pour l’ensemble des acteurs du réseau dans un esprit de solidarité.

Qu’est-ce qu’un catalogue ?

L’étape d’enregistrement physique des éléments du jeu ou du jouet s’appelle le catalogage. La description intellectuelle (analyse et classification) est appelée l’indexation. Ces notices descriptives forment le catalogue.

Pour décrire un jeu, il faut déterminer les éléments qui constituent sa référence ludographique de base:

•  Le titre du jeu ou du jouet
• Le sous-titre (complément du titre – aléatoire)
• Le type de jeu ou de jouet (support cd-rom, ou autre)
• L’éditeur,
• L’année d’édition,
• L’auteur,
• l’illustrateur.

Ces éléments permettent d’identifier le jeu comme objet à part entière.

Ensuite sont ajoutés les éléments commerciaux :

• Fournisseur du jeu ou du jouet,
• Prix du jeu,
• La référence commerciale.

La description matérielle permet de connaître le contenu du jeu et son fonctionnement :

• Conditionnement (dans quoi est rangé le jeu, comment il se présente),
• Contenu détaillé (inventaire des pièces constituant le jeu),
• Piles (nombre, type, voltage).

La fonction du jeu peut être définie à partir des renseignements suivants:

• Nombre de joueurs,
• Résumé de la règle,
• L’âge,
• Mots matières (descripteur thématique de l’univers ou du principe du jeu  (action),
• Cote E.S.A.R. (classification) – voir les formations proposées par Rolande Fillion sur ce sujet, elle vient chaque année en France –  Site ESAR

Tous ces éléments donnent des informations sur la règle du jeu et son fonctionnement.

Le joueur est également renseigné sur le fonctionnement de l’objet.

L’indexation (cote E.S.A.R.) permet de rechercher efficacement des informations contenues dans un fonds de jeux ou de jouets, et d’indiquer rapidement sous une forme concise, la teneur du support ludique, et sa fonction.

Toutes ces rubriques doivent être renseignées pour compléter la fiche de catalogage d’un jeu pour l’identifier et en comprendre sa fonction, mais aussi pour effectuer des recherches à partir de plusieurs clés d’accès (autorités).

Quel est l’intérêt d’un catalogue en ligne ?

Un catalogue en ligne est utile pour les adhérents, notamment pour :

• la consultation du fonds (voir la disponibilité d’un jeu ou d’un jouet)
• la réservation en ligne d’un jeu ou d’un jouet de la collection
• l’adhérent peut consulter son compte et connaître la liste des jeux et jouets en prêt.

Un poste informatique peut être mis à disposition des adhérents à la ludothèque pour effectuer des recherches.

Utilité pour les ludothécaires :

Outre ces premiers éléments, les ludothécaires peuvent faire des recherches d’informations et de la récupération de données.

Ces bases de données peuvent être consultées par tout professionnel, ce qui peut être utile notamment aux ludothécaires ou aux professionnels du jeu. Les données peuvent être récupérées et transférer dans le fichier d’inventaire. Il est possible de comparer les notices de catalogage pour vérifier des informations, ou les comparer. Ces pratiques devraient simplifier et faciliter le travail de catalogage. L’idéal serait d’avoir un catalogage centralisé qui servirait de référence, au niveau national.

On peut faire des recherches diverses, à la fois sur des typologies d’objets, mais aussi sur des thématiques. Certains logiciels permettent la recherche par « tout mot », c’est donc plus facile pour retrouver des jeux, surtout quand la ludothèque possède beaucoup de jeux.

Par exemple :

• Les jeux playmobil
• Les jeux sur des thématiques (la forêt, la mer, les contes, jeux médiévaux…)
• les jeux coopératifs, les jeux pour malvoyants, les séniors…
• les jeux par éditeurs, par auteurs,
• les jeux par catégories E.S.A.R.
• etc…

Le catalogage et l’indexation permettent de rechercher efficacement des informations contenues dans le catalogue de jeux ou de jouets, et de retrouver rapidement sous une forme concise les éléments de description du jeu (à conditions que les informations aient bien été enregistrées). L’indexation permet de sélectionner rapidement des thématiques de jeux sur un univers ou une fonction ludique. C’est très utile dans le cadre de l’organisation d’animations, d’événements, ou d’opérations de médiation culturelle…

Ce système permet aussi d’établir des statistiques et de voir par exemple si la collection est cohérente avec les catégories d’emprunteurs ou d’utilisateurs de la ludothèque.

Les ludothèque utilisent différents logiciels pour organiser leur collection de jeux et de jouets et enregistrer leurs adhérents.

Les logiciels de bibliothèques sont performants et peuvent être utilisés en modifiant quelques paramètres. Ceci peut permettre de mutualiser les supports de gestion, ce qui réduit les coûts.

Par ailleurs, il existe le logiciel gratuit LUDOPRET, disponible en Freeware, développé par  M. Gayot, facile à télécharger et à utiliser. Ce logiciel est performant, il est utilisé par de nombreuses ludothèques. Il permet à la fois d’enregistrer les inscriptions des adhérents avec différents profils,  d’enregistrer les jeux et les jouets de la collection avec toutes les données ludographiques et commerciales. A noter aussi, la classification ESAR et COL sont disponibles dans ce logiciel, ainsi qu’une liste de thématiques et d’univers de jeux et des mécaniques de jeux. Vous pouvez modifier ou compléter ces listes à votre convenance. Ce qui est intéressant aussi, c’est la base de catalogage collaborative qui se construit depuis plusieurs années déjà. Actuellement environ 1000 jeux sont catalogués dans cette base. Il est possible de faire de nombreuses recherches et statistiques sur le fonctionnement de la ludothèque et ses fréquentations. Voici le lien de ce logiciel :  Ludoprêt.